Sistema de Información (página 2)

Enviado por marta cecilia gallego adudelo

Partes: 1, 2

Los Sistemas de Información que logran la
automatización de procesos operativos dentro de una
organización, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su función primordial consiste en
procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas,
entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de
Información que apoyan el proceso de toma de decisiones
son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas
para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de
Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información
para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso
u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas
Estratégicos, los cuales se desarrollan en las
organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
través del uso de la tecnología de
información.

Los tipos y usos de los Sistemas de Información
se muestran en la figura 1.3.

Monografias.com

A continuación se mencionan las principales
características de estos tipos de Sistemas de
Información.

Sistemas Transaccionales. Sus principales
características son:

A través de éstos suelen lograrse
ahorros significativos de mano de obra, debido a que
automatizan tareas operativas de la
organización.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de
Información que se implanta en las organizaciones. Se
empieza apoyando las tareas a nivel operativo de la
organización.
Son intensivos en entrada y salid de
información; sus cálculos y procesos suelen ser
simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de
información, es decir, a través de estos
sistemas se cargan las grandes bases de información
para su explotación posterior.
Son fáciles de justificar ante la
dirección general, ya que sus beneficios son visibles
y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones. Las
principales características de estos son:

Suelen introducirse después de haber
implantado los Sistemas Transaccionales más relevantes
de la empresa, ya que estos últimos constituyen su
plataforma de información.
La información que generan sirve de apoyo a
los mandos intermedios y a la alta administración en
el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en cálculos y escasos
en entradas y salidas de información. Así, por
ejemplo, un modelo de planeación financiera requiere
poca información de entrada, genera poca
información como resultado, pero puede realizar muchos
cálculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la
justificación económica para el desarrollo de
estos sistemas es difícil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversión.
Suelen ser Sistemas de Información
interactivos y amigables, con altos estándares de
diseño gráfico y visual, ya que están
dirigidos al usuario final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma
naturaleza son repetitivos y de decisiones no estructuradas
que no suelen repetirse. Por ejemplo, un Sistema de Compra de
Materiales que indique cuándo debe hacerse un pedido
al proveedor o un Sistema de Simulación de Negocios
que apoye la decisión de introducir un nuevo producto
al mercado.
Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente
por el usuario final sin la participación operativa de
los analistas y programadores del área de
informática.

Este tipo de sistemas puede incluir la
programación de la producción, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de
simulación de negocios, modelos de inventarios,
etc.

Sistemas Estratégicos. Sus principales
características son:

Su función primordial no es apoyar la
automatización de procesos operativos ni proporcionar
información para apoyar la toma de
decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de
la organización, por lo tanto no pueden adaptarse
fácilmente a paquetes disponibles en el
mercado.
Típicamente su forma de desarrollo es a base
de incrementos y a través de su evolución
dentro de la organización. Se inicia con un proceso o
función en particular y a partir de ahí se van
agregando nuevas funciones o procesos.
Su función es lograr ventajas que los
competidores no posean, tales como ventajas en costos y
servicios diferenciados con clientes y proveedores. En este
contexto, los Sistema Estratégicos son creadores de
barreras de entrada al negocio. Por ejemplo, el uso de
cajeros automáticos en los bancos en un Sistema
Estratégico, ya que brinda ventaja sobre un banco que
no posee tal servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus
puerta al público, tendrá que dar este servicio
para tener un nivel similar al de sus
competidores.
Apoyan el proceso de innovación de productos
y proceso dentro de la empresa debido a que buscan ventajas
respecto a los competidores y una forma de hacerlo en
innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Información
dentro de la empresa puede ser un sistema MRP (Manufacturing
Resoure Planning) enfocado a reducir sustancialmente el
desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de
Información que proporcione todo tipo de
información; como situación de créditos,
embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de Información
Estratégico si y sólo sí, apoyan o dan forma
a la estructura competitiva de la empresa.

Por último, es importante aclarar que algunos
autores consideran un cuarto tipo de sistemas de
información denominado Sistemas Personales de
Información, el cual está enfocado a incrementar la
productividad de sus usuarios.

Evolución
de los Sistemas de Información

De la sección anterior se desprende la
evolución que tienen los Sistemas de Información en
las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial
los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los
Sistemas de Apoyo a las Decisiones. Por último, se
desarrollan los Sistemas Estratégicos que dan forma a la
estructura competitiva de la empresa.

En la década de los setenta, Richard Nolan, un
conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard,
desarrolló una teoría que impactó el proceso
de planeación de los recursos y las actividades de la
informática.

Según Nolan, la función de la
Informática en las organizaciones evoluciona a
través de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se
explican a continuación:

Comienza con la adquisición de la primera
computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano
de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones típicas que se implantan son
los Sistemas Transaccionales tales como nóminas o
contabilidad.
El pequeño Departamento de Sistemas depende
en la mayoría de los casos del área de
contabilidad.
El tipo de administración empleada es escaso
y la función de los sistemas suele ser manejada por un
administrador que no posee una preparación formal en
el área de computación.
El personal que labora en este pequeño
departamento consta a lo sumo de un operador y/o un
programador. Este último podrá estar bajo el
régimen de honorarios, o bien, puede recibirse el
soporte de algún fabricante local de programas de
aplicación.
En esta etapa es importante estar consciente de la
resistencia al cambio del personal y usuario (ciberfobia) que
están involucrados en los primeros sistemas que se
desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el
ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantación
exitosa del primer Sistema de Información. Cabe
recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias
etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por
parte de los primeros usuarios involucrados aborta el intento
de introducir la computador a la empresa.

Etapa de contagio o expansión. Los aspectos
sobresalientes que permiten diagnosticar rápido que una
empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantación exitosa del
primer Sistema de Información en la
organización. Como consecuencia de lo anterior, el
primer ejecutivo usuario se transforma en el paradigma o
persona que se habrá que imitar.
Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en
esta etapa son el resto de los Sistemas Transaccionales no
desarrollados en la etapa de inicio, tales como
facturación, inventarios, control de pedidos de
clientes y proveedores, cheques, etc.
El pequeño departamento es promovido a una
categoría superior, donde depende de la Gerencia
Administrativa o Contraloría.
El tipo de administración empleado
está orientado hacia la venta de aplicaciones a todos
los usuarios de la organización; en este punto suele
contratarse a un especialista de la función con
preparación académica en el área de
sistemas.
Se inicia la contratación de personal
especializado y nacen puestos tales como analista de
sistemas, analista-programador, programador de sistemas, jefe
de desarrollo, jefe de soporte técnico,
etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases
automáticas entre ellas, de tal forma que las salidas
que produce un sistema se tienen que alimentar en forma
manual a otro sistema, con la consecuente irritación
de los usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a
crecer en forma importante, lo que marca la pauta para
iniciar la racionalización en el uso de los recursos
computacionales dentro de la empresa. Este problema y el
inicio de su solución marcan el paso a la siguiente
etapa.

Etapa de control o formalización. Para
identificar a una empresa que transita por esta etapa es
necesario considerar los siguientes elementos:

Esta etapa de evolución de la
Informática dentro de las empresas se inicia con la
necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales
a través de las técnicas de
presupuestación base cero (partiendo de que no se
tienen nada) y la implantación de sistemas de cargos a
usuarios (por el servicio que se presta).
Las aplicaciones están orientadas a facilitar
el control de las operaciones del negocio para hacerlas
más eficaces, tales como sistemas para control de
flujo de fondos, control de órdenes de compra a
proveedores, control de inventarios, control y manejo de
proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele
ubicarse en una posición gerencial, dependiendo del
organigrama de la Dirección de Administración o
Finanzas.
El tipo de administración empleado dentro del
área de Informática se orienta al control
administrativo y a la justificación económica
de las aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de
establecer criterios para las prioridades en el desarrollo de
nuevas aplicaciones. La cartera de aplicaciones pendientes
por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la
implantación de estándares de trabajo dentro
del departamento, tales como: estándares de
documentación, control de proyectos, desarrollo y
diseño de sistemas, auditoría de sistemas y
programación.
Se integra a la organización del departamento
de sistemas, personal con habilidades administrativas y
preparado técnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases
automáticas entre los diferentes sistemas.

Etapa de integración. Las características
de esta etapa son las siguientes:

La integración de los datos y de los sistemas
surge como un resultado directo de la centralización
del departamento de sistemas bajo una sola estructura
administrativa.
Las nuevas tecnologías relacionadas con base
de datos, sistemas administradores de bases de datos y
lenguajes de cuarta generación, hicieron posible la
integración.
En esta etapa surge la primera hoja
electrónica de cálculo comercial y los usuarios
inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta
ayudó mucho a que los usuarios hicieran su propio
trabajo y no tuvieran que esperar a que sus propuestas de
sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuyó
por lo cual estuvo al alcance de más
usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnológicos,
cambió el rol del usuario y del departamento de
Sistemas de Información. El departamento de sistemas
evolucionó hacia una estructura descentralizada,
permitiendo al usuario utilizar herramientas para el
desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron
el desarrollo de nuevos sistemas, reemplazando los sistemas
antiguos, en beneficio de la organización.

Etapa de administración de datos. Entre las
características que destacan en esta etapa están
las siguientes:

El departamento de Sistemas de Información
reconoce que la información es un recurso muy valioso
que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario
administrar los datos en forma apropiada, es decir,
almacenarlos y mantenerlos en forma adecuada para que los
usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la información adquiere la
responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar
niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que
indican que una empresa se encuentra en esta etapa, se incluyen
los siguientes:

Al llegar a esta etapa, la Informática dentro
de la organización se encuentra definida como una
función básica y se ubica en los primeros
niveles del organigrama (dirección).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de
Manufactura Integrados por Computadora, Sistemas Basados en
el Conocimiento y Sistemas Expertos, Sistemas de Soporte a
las Decisiones, Sistemas Estratégicos y, en general,
aplicaciones que proporcionan información para las
decisiones de alta administración y aplicaciones de
carácter estratégico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones
desarrolladas en la tecnología de base de datos y se
logra la integración de redes de comunicaciones con
terminales en lugares remotos, a través del uso de
recursos computacionales.